Dziś, kupno urządzenia elektronicznego, jak tablet czy monitor, nie stanowi żadnego problemu. W Internecie mnóstwo jest poradników wskazujących, które z nich będzie dla nas najlepsze. Kiedy jednak otwieramy pierwszy biznes i stajemy przed wyborem kasy fiskalnej – która jako urządzenie nie jest tak powszechna jak, choćby komputer – często nie wiemy na co zwrócić uwagę. Co więc zrobić, aby uniknąć niedogodności, jakie mogą nas spotkać przez niewłaściwie dobraną kasę fiskalną? Po pierwsze optymistycznie spojrzeć na rozwój swojego biznesu, a po drugie przeczytać nasz artykuł.

1. Błędne oszacowanie bazy towarowej.

Jednym z podstawowych błędów związanych z wyborem kasy fiskalnej jest niewłaściwe oszacowanie bazy towarowej. Każde urządzenie fiskalne posiada określoną liczbę możliwych do zaprogramowania towarów, tzw. PLU (ang. price look-up unit). Ta baza, to towary lub usługi, którymi będziesz handlował. Biorąc pod uwagę, że kolejną kasę fiskalną nabędziesz najprawdopodobniej po upływie 5 lat (termin użytkowania jednego urządzenia fiskalnego reguluje polskie prawo), warto przy wyborze kasy zastanowić się nad wysokością PLU w urządzeniu.

Przykład: otwierasz gabinet kosmetyczny, jednoosobową działalność, w której jesteś zarówno właścicielem jak i pracownikiem. Wydawać się może, że mała kasa z niewielką ilością PLU – do 1000 produktów będzie dobrym rozwiązaniem. Wachlarz usług kosmetycznych nie jest przecież tak rozległy. Ale nagle pojawia się możliwość dystrybucji kosmetyków, na których pracujesz, biznes się rozwija więc wprowadzasz do oferty usługi fryzjerskie. I tak, mała kasa, w której nie możesz zaprogramować kolejnych towarów stawia niepotrzebne ograniczenia. Warto więc optymistycznie spojrzeć w przyszłość i zakupić urządzenie z bazą towarową o około 40% wyższą niż ta, której potrzebujemy w dniu zakupu pierwszej kasy.

Rzuć w międzyczasie okiem na raport „Satysfakcja klientów na rynku urządzeń fiskalnych” zrealizowany przez Milward/Brown w połowie 2016 r. – kliknij, sprawdź, porównaj!

2. Praca poza siedzibą działalności? To mnie nie dotyczy.

Mając już właściwie oszacowaną bazę towarową czas na określenie czy kasa fiskalna powinna być urządzeniem stacjonarnym czy mobilnym. O ile prowadząc sklep w konkretnej lokalizacji nie ma większych wątpliwości co do rodzaju urządzenia (tak, tutaj stacjonarna kasa, trwale zasilana prądem będzie wygodniejsza), o tyle prowadząc działalność usługową warto rozważyć zakup kasy przenośnej (taka kasa może oczywiście pełnić funkcję kasy stacjonarnej). Wróćmy do naszego gabinetu kosmetycznego.

Branża beauty coraz częściej wymusza na przedsiębiorcach świadczenie swoich usług poza miejscem, w którym prowadzona jest na co dzień działalność, np. w domu klienta podczas przygotowań ślubnych, czy w plenerze podczas sesji zdjęciowych. W takiej sytuacji, zalecanym rozwiązaniem jest wybór niewielkiej kasy mobilnej, która na naładowanym akumulatorze może pracować nawet 5h. Niewątpliwą zaletą kas przenośnych są ich gabaryty; zazwyczaj mieszczą się one w damskiej torebce czy w schowku samochodowym.

3. Dodatkowe funkcje? Nie potrzebuję.

Częstym błędem przy wyborze kasy fiskalnej jest skupienie się tylko i wyłącznie na jej podstawowych funkcjach, takich jak rejestracja sprzedaży i wystawienie paragonu. Z biegiem czasu jednak, kiedy nasz biznes ewoluuje (czego życzymy wszystkim przedsiębiorcom) okazuje się, że aby nasza sprzedaż przebiegała płynnie i sprawnie potrzebne są nam dodatkowe funkcjonalności. Wybraliśmy, naszym zdaniem najważniejsze:

– Możliwość płatności kartą

Wybierając kasę fiskalną warto pamiętać, że nie każda kasa jest homologowana z obsługą terminala płatniczego. Jeśli więc chcemy zaoferować klientom taką formę płatności należy o tym pamiętać przed zakupem urządzenia, a nie po.

– Dodatkowe urządzenia

Konieczność podłączenia dodatkowych urządzeń, wspierających i usprawniających sprzedaż również jest istotna już w fazie poszukiwań kasy. Decydując się za zakup konkretnego modelu, koniecznie zapytaj w punkcie Autoryzowanego Partnera ELZAB , czy oby na pewno wybrana przez Ciebie kasa ma możliwość podłączenia sprzętu około kasowego, ze szczególnym uwzględnieniem: szuflady kasowej, czytnika kodów kreskowych lub wago-skanera.

– Kopia elektroniczna paragonu

Polskie prawo wyraźnie reguluje sposób archiwizacji danych zarejestrowanych przy użyciu kasy fiskalnej. Jeszcze przed zakupem musisz wybrać, na które z dostępnych rozwiązań się decydujesz: kasę z rolką papierową lub kasę z kopią elektroniczną paragonu. Zmiana sposobu archiwizacji wykonanych transakcji w trakcie użytkowania kasy nie będzie możliwa. Jest to wybór jednorazowy dla konkretnego urządzenia. Warto zaznaczyć, że kasy z kopią elektroniczną są wygodniejsze, nie trzeba bowiem przechowywać stert rolek paragonowych, w odpowiednich warunkach, przez okres min. 5 lat.

Podsumowując, nie należy zapominać o bardzo ważnej, być może kluczowej kwestii; każdy przedsiębiorca kiedyś zaczynał. Decyzja o otwarciu firmy często nie jest prosta. Jest za to stres i strach przed niepowodzeniem. Warto jednak pamiętać, że przemyślany wybór narzędzi, którymi na których będziemy pracować i optymistyczne patrzenie w przyszłość może tego stresu naprawdę sporo zaoszczędzić.

Jaka kasa fiskalna – nadal zadajesz sobie to pytanie?

Skontaktuj się z Autoryzowanym Partnerem ELZAB.