Czy sprzedawca może przyjąć zwrot towaru bez okazanego paragonu?

Jeśli prowadzisz działalność i sprzedajesz towary musisz ewidencjonować ich sprzedaż na kasie fiskalnej. Czasami zdarza się, że klienci chcą zwrócić lub zareklamować zakupiony towar – mają do tego prawo. Czy w takiej sytuacji klient musi posiadać oryginalny paragon fiskalny, aby dokonać zwrotu? Sprawdź, czy można zwrócić towar bez paragonu.

Wydanie paragonu – czy jest obowiązkowe?

Każdy sprzedawca jest zobowiązany do wydania dowodu zakupu klientowi dokonującemu zakupu. Istnieje kilka wyjątków, w których to sprzedawca może skorzystać ze zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Wtedy nie jest zobligowany do wystawiania paragonów i w związku z tym nie musi wydawać paragonu nabywcy.

Zwrot towaru – jak przebiega?

Kiedy klient zgłosi się do sprzedającego i chce zwrócić lub zareklamować towar, sprzedawca musi wykonać kilka czynności. Gdy zwrot zostanie zaakceptowany, klient otrzymuje zwrot gotówki, a sprzedawca zwracany towar. Jednak to nie wszystko – zwrot musi być odpowiednio zewidencjonowany. Obowiązkiem sprzedawcy jest założenie dodatkowej ewidencji tzw. zeszytu zwrotów. Bezpośrednio na kasie fiskalnej zwroty nie są rejestrowane. Konieczne jest także sporządzenie protokołu zwrotu towaru.

Co powinien zawierać zeszyt zwrotów?

Prowadzony zgodnie z przepisami (Rozporządenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących) zeszyt zwrotów powinien zawierać:

• datę sprzedaży;
• nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
• termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
• wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
• dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;
• protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Protokół zwrotu towaru – jak powinien wyglądać?

Kolejną rzeczą, o której należy pamiętać przy zwrocie lub reklamacji jest protokół zwrotu towaru, podpisany przez obydwie strony. Zgodnie z przyjętymi normami taki protokół powinien posiadać następujące informacje:

• numer protokołu;
• oznaczenie stron transakcji;
• nazwa towaru;
• numer paragonu, do którego jest zwrot;
• przyczyna zwrotu;
• informacja czy sprzedawca przyjął towar.

Zwrot towaru bez paragonu – czy jest możliwy?

W rozporządzeniu w sprawie kas fiskalnych można przeczytać, że jeśli chcemy dokonać zwrotu zakupionego towaru musimy posiadać dokument potwierdzający sprzedaż. Nie jest określone wprost, że ma to być paragon fiskalny, jak zostało ogólnie przyjęte. Takim dokumentem może być także faktura, wyciąg z terminala, potwierdzenie transakcji z konta bankowego, dokument gwarancji podbity przez sprzedawcę, zeznania świadków, czy też oświadczenie o zagubieniu paragonu wraz z oświadczeniem dokonania zakupu.

Warto jednak pamiętać, o tym, że posiadanie paragonu, który potwierdza zakup, ułatwia konsumentowi dochodzenie swoich praw w przypadku zwrotu czy reklamacji. Często sklepy stacjonarne umieszczają w swoim regulaminie dodatkowe zapisy, które określają warunki dokonania zwrotu. Mogą one dotyczyć właśnie konieczności posiadania paragonu przez klienta, lub wymagań dotyczących stanu towaru.

Chcesz poszerzać swoja wiedzę z zakresu kas fiskalnych?

Przeczytaj nasz artykuł Zmiany w zakresie kas fiskalnych.