Wybierając kasę fiskalną warto zadbać o to, aby jej parametry były dostosowane do potrzeb danej firmy. Przedsiębiorca będzie bowiem korzystał z urządzenia fiskalnego praktycznie każdego dnia, a poszczególne modele kas fiskalnych różnią się zarówno funkcjami, jak i wymiarami. Generalnie, wybór kasy fiskalnej uwarunkowany jest przede wszystkim rodzajem prowadzonej działalności oraz liczbą sprzedawanych produktów (usług).

Praca stacjonarna czy praca mobilna?

Jednym z podstawowych kryteriów doboru kasy fiskalnej – obok wielkości bazy towarowej – jest rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej. Handel (a więc sprzedaż towarów) ma swoją, odrębną specyfikę w porównaniu do usług, które cechuje niematerialność oraz to, że ich sprzedaż odbywa się rzadziej, niż sprzedaż właśnie produktów. Handel najczęściej ma charakter stacjonarny. Z kolei usługi mogą mieć charakter zarówno stacjonarny, jak i przenośny, co dotyczy często kosmetyczek, prawników czy lekarzy. 

W przypadku więc, gdy nasza działalność gospodarcza ma charakter stacjonarny, kasa fiskalna pozostaje często przez cały okres użytkowania na jednym stanowisku, w jednym miejscu, no i nie ma problemu z podłączeniem jej do gniazdka z prądem. I z tego własnie względu przedsiębiorca posiada większe pole możliwości wyboru kas fiskalnych. Może bowiem wybrać: 

• przenośną kasę fiskalną (5000 PLU),
• małą kasę fiskalną (10 000 PLU),
• kasę fiskalną średniego zasięgu (20 000 PLU),
• kasę systemową (powyżej 60 000 PLU),
• przenośną drukarkę fiskalną (300 000 PLU),
• stacjonarną drukarkę fiskalną (500 000 PLU).

Jeśli może zdarzyć się tak, że będziesz musiał udać się czasem do klienta (jak to bywa w przypadku lekarza, prawnika czy choćby kosmetyczki), wówczas należy pomyśleć o zakupie jakiejś kasy mobilnej (która oczywiście może pełnić rolę także kasy stacjonarnej).  Podobnie w przypadku, gdzie dostęp do zasilania prądem jest utrudniony (np. na targowiskach), to kasa mobilna lub kasa z wydajnym akumulatorem byłaby dobrym rozwiązaniem. która dopuszcza zasilanie samochodowe (z gniazdka zapalniczki). Można powiedzieć, że mobilne stanowisko pracy, to mobilne urządzenie fiskalne.

W praktyce, wiele biznesów korzysta z przenośnej kasy fiskalnej także przy biznesie „stacjonarnym”. Dlaczego? Wielkość bazy towarowej oraz gabaryty urządzenia w pełni odpowiadają potrzebom przedsiębiorców.

Rzuć w międzyczasie okiem na raport „Satysfakcja klientów na rynku urządzeń fiskalnych” zrealizowany przez Milward/Brown w połowie 2016 r. – kliknij, sprawdź, porównaj!

Wielkość bazy towarowej (czyli tzw. PLU)

Zatem odpowiedzieliśmy sobie na pytanie, czy będziemy przedsiębiorcami, których praca ma charakter stacjonarny lub mobilny. W przypadku mobilnej pracy, pole wyboru kas fiskalnych został ograniczony do kas przenośnych i do kas z odpowiednio wytrzymałym akumulatorem. Natomiast praca stacjonarna pozwala na szeroki wybór kas fiskalnych – niemal bez ograniczeń.

Ale pojawia się kolejne wyzwanie. Jest nim kwestia liczby oferowanych towarów (usług), gdyż na mobilnej kasie fiskalnej można zaprogramować mniejszą bazę towarów (usług), niż na wielu kasach stacjonarnych. Kasy fiskalne cechuje to, że można zaprogramować  od kilku do kilkudziesięciu tysięcy towarów. Oczywiście, liczba możliwych do zaprogramowania towarów determinuje rodzaj kasy, jej wielkość, no i cenę. Najmniejszą bazę towarową mają kasy przenośne, a największą – kasy systemowe.

Biorąc pod uwagę dynamikę przyrostu liczby towarów w ostatnich latach, warto optymistycznie projektować rozwój swojej placówki i kupić urządzenie z bazą co najmniej o 50% większą niż ta, której realnie potrzebujemy w dniu zakupu kasy.

I dla przykładu, jeśli baza towarowa  przedsiębiorcy jest mała (np. 10 usług), to takie branże, jak: prawnicy, notariusze, lekarze różnej specjalizacji, kosmetyczki, fryzjerki, mała gastronomia, słowem, gdzie sprzedaż nie będzie przekraczać 5 000 towarów (PLU), to winny przemyśleć zakup kasy mobilnej lub kasy małej. A w przypadku, gdy baza towarowa przekracza liczbę 5000 PLU – kasami średniego segmentu.  

O czym warto jeszcze pomyśleć? 

• Jaki rodzaj klawiatury?  Obecnie trzy najczęściej spotykane rodzaje klawiatur urządzeń fiskalnych to membranowa, modułowa i dotykowa. Klawiatura membranowa, to rodzaj specjalnej folii pokrywającej czułe na nacisk przyciski. Cechą charakterystyczną klawiatury membranowej jest szczelność i odporność na kurz, pył, zabrudzenia, okruchy czy ścinki włosów, a także zachlapania. Z kolei odporność mechaniczna membrany jest ograniczona, o czym należy pamiętać, gdy pracująca kasjerka posiada długie paznokcie lub tipsy albo używa do wstukania danych długopisu czy ołówka.Klawiatura modułowa to zestaw klawiszy, opisanych sitodrukiem lub pokrytych przeźroczystymi nakładkami, pod którym znajdują się wymienialne opisy klawisza. Ten rodzaj klawiatury polecany jest dla kasjerów pracujących dynamicznie, lubiących uderzać w klawisze. Minusem tego typu klawiatury jest mniejsza szczelność od wersji membranowej.W ostatnich latach pojawiły się urządzenia z panelami dotykowymi, gdzie wykorzystana jest technologia wzorowana na popularnych dziś smartfonach czy tabletach, jednakże w przypadku kas fiskalnych – ta technologia jest znacznie bardziej odporna (patrz: 9 testów kas fiskalnych – ELZAB K10 Case Study).
• Jakie urządzenia peryferyjne planujesz zakupić? Praktycznie w każdej placówce handlowej niezbędne będzie podłączenie czytnika kodów kreskowych, wagi i szuflady kasowej. To elementarne wyposażenie warto doposażyć w terminal płatniczy (choć nie każda kasa fiskalna ma możliwość jego przyłączenia). Wówczas kasa połączona z terminalem pozwoli na przesłanie kwoty do zapłaty szybko i bez popełniania błędów, przy użyciu jednego klawisza.
• Planujesz stworzyć sieć stanowisk? Jeżeli planujemy w sklepie kilka stanowisk kasowych, wówczas dla sprawnego zarządzania sprzedażą niezbędne będzie stworzenie sieci, której sercem będzie program magazynowy, tudzież sprzedażowy, ulokowany na komputerze pracującym na zapleczu. Istotne jest, by kasa posiadała złącza do współpracy z komputerem. Coraz popularniejszy staje się monitoring pracy kasjerów, weryfikujący zgodność sczytywanych na kasie towarów ze stanem faktycznym. Jeżeli planujemy zainstalowanie takiego systemu, nasze kasy powinny być wyposażone w wyjście do współpracy z urządzeniami monitoringu. Ważne jest więc, aby kasa posiadała możliwość współpracy ze wszystkimi wymienionymi urządzeniami i posiadała odpowiednią liczbę złącz komunikacyjnych. Może się zdarzyć, że nasz sklep będzie elementem sieci detalicznej czy franczyzowej, wówczas przekazywanie danych o sprzedaży (i komunikacja w drugą stronę) będzie możliwe przy współpracy poprzez Internet.

Jaka kasa fiskalna do sklepu? Zapytaj eksperta!

Najwygodniej wszystkie te parametry konsultować jeszcze przed zakupem z autoryzowanym partnerem handlowym, posiadającą odpowiednie certyfikaty i doświadczenie w podobnych instalacjach. W miarę rozwoju technologii wiele elementów budowania systemu do zarządzania sprzedażą w sklepie się uprościło, ale inne wymagają nadal sporej wiedzy i praktyki. W sprawie, tudzież w sprawie zakupu kasy fiskalnej, warto skontaktować się z Autoryzowanym Partnerem Handlowym ELZAB, znajdującym się w Twojej okolicy.

Cena, to zestaw funkcji

Kasy fiskalne zachowują umowny podział na proste, średniego segmentu i systemowe (niektórzy do grupy kas fiskalnych zaliczają drukarki fiskalne, które spełniają to samo zadanie). W ślad za tym idą określone, dostępne funkcje, zaawansowanie technologiczne oraz zakres cen. Prosta, tania kasa to bazowa funkcjonalność. Pełny zestaw funkcji, komunikacja, praca w sieci – to odpowiednio wyższy pułap cenowy. (Czytaj: Rodzaje urządzeń fiskalnych). Podobna gradacja dotyczy drukarek fiskalnych.

Urządzenie będzie pracowało u nas przynajmniej przez pięć lat i najlepiej gdyby autoryzowany serwisant odwiedzał nas tylko przy okazji obowiązkowych przeglądów okresowych. Kasy znanych polskich producentów to urządzenia sprawdzone przez lata, pracujące w tysiącach sklepów, z dobrym zapleczem serwisowym i dostępem do części zamiennych, co oczywiście rzutuje na cenę tych urządzeń.