Jakie są obowiązki właściciela kasy fiskalnej online?

W związku z wejściem w życie ustawy o kasach online, pojawił się obowiązek posiadania kas tego rodzaju dla wybranych branż. Posiadanie kasy online wiąże się z kilkoma obowiązkami – nieco innymi niż w przypadku kas z papierową lub elektroniczną kopią paragonów. Niedopełnienie obowiązków może skutkować konsekwencjami, dlatego warto je znać zanim zakupi się urządzenie online.

Obowiązki właściciela kasy fiskalnej online – co się zmienia?

W przypadku kas z elektroniczną i papierową kopią paragonu należało zgłosić zamiar zakupu kasy do właściwego Urzędu Skarbowego. Przy zakupie kasy fiskalnej online – nie ma takiego obowiązku.

 1. Fiskalizacja kasy online

Fiskalizacja kas online przebiega w prosty i szybki sposób. Przy użyciu kasy, serwisant dokona zgłoszenia podatnika do Urzędu Skarbowego, jednocześnie przekazując dane podatnika. Z Repozytorium zostanie przesłany nr ewidencyjny kasy. Przyznany numer ewidencyjny zapisywany będzie w pamięci fiskalnej i chronionej kasy wraz z NIP-em podatnika. Wtedy pamięć fiskalna i tryb fiskalny zostaną uruchomione. Po fiskalizacji nie ma obowiązku zgłaszania tego faktu w Urzędzie Skarbowym. Zgłoszenie dokona się w momencie połączenia kasy z Centralnym Repozytorium Kas.

2. Obowiązek zapewnienia połączenia z internetem

Podatnik musi zapewnić stałą łączność z Internetem, aby kasa mogła komunikować się z Centralnym Repozytorium Kas według ustalonego harmonogramu. Dane mają być przesyłane co 2 godziny, jednak Repozytorium może zmienić harmonogram przesyłania danych bez informowania użytkownika.

 3. Brak obowiązku archiwizacji danych

Posiadanie kasy z elektroniczną lub papierową kopią paragonów nakłada na nas obowiązek archiwizacji danych. Podatnik posiadający taką kasę zobligowany jest do przechowywania kopii każdego wydanego paragonu przez 5 lat, licząc od końca roku obrotowego, w którym został on wydrukowany. W zależności od rodzaju kasy, paragony trzeba przechowywać w formie papierowej – kasy z papierową kopią lub na karcie pamięci SD lub microSD – w przypadku kasy z elektroniczną kopią paragonów. Posiadanie kasy online zwalnia z obowiązku archiwizacji – dane są przesyłane w czasie rzeczywistym do Repozytorium.

 4. Raport dobowy i miesięczny

Każdy dzień pracy z kasą – również online, powinniśmy zakończyć wydrukiem raportu dobowego. Należy go wystawić najpóźniej przed rozpoczęciem sprzedaży dnia następnego. Jeśli jednak w ciągu dnia nie zarejestrowano żadnej sprzedaży, raportu za dany dzień nie trzeba drukować. Raport fiskalny zawiera informacje o łącznej kwocie sprzedaży brutto, z podziałem na różne stawki VAT oraz wartość należnego podatku VAT.

Raport miesięczny należy wystawić po zakończeniu miesiąca, w którym odbywała się sprzedaż – najpóźniej do 25 dnia następnego miesiąca. 

5.Obowiązek przeglądów technicznych

Aby kasa online służyła przez lata, należy regularnie wykonywać jej przeglądy techniczne. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, każda kasa fiskalna powinna, co minimum 2 lata, przejść obowiązkowy przegląd techniczny. Polega on na konserwacji urządzenia i wyeliminowaniu ewentualnych usterek. Przeglądu dokonuje uprawniony serwisant.

Należy pamiętać, że to po stronie właściciela kasy leży odpowiedzialność, aby przegląd odbył się w odpowiednim terminie. Od otrzymania naszego zgłoszenia, firma serwisująca ma 5 dni na sprawdzenie poprawności działania urządzenia. W przypadku, gdy podatnik nie wykona przeglądu w obowiązującym terminie, może zostać ukarany karą w wysokości 300 zł.

6. Przechowywanie Książki Kasy Rejestrującej (książki serwisowej)

Książka Serwisowa to swego rodzaju dokument tożsamości naszego urządzenia – zbiór informacji o kasie fiskalnej online, wśród których znajdziemy: nazwę, model, numer fabryczny, numer unikatowy, numer ewidencyjny, a także producenta lub importera. Powinna zawierać również informacje o przedsiębiorcy – właścicielu kasy oraz obsługującym nas serwisie, wraz z listą operacji wykonanych na naszym urządzeniu fiskalnym.

Książka Kasy Rejestrującej powinna być przechowywana przez cały okres używania kasy. Będzie przydatna dla serwisanta, ale może się również zdarzyć, że wglądu do niej zażąda urzędnik skarbowy. W przypadku braku dokumentacji, bądź błędnych wpisów, może zostać podważona prawidłowość prowadzenia sprzedaży. Dodatkowo, serwisant, który nie będzie miał dostępu do książki, ma prawo odmówić wykonania przeglądu technicznego kasy.

Chcesz dowiedzieć się więcej o kasach online? Przeczytaj nasze vademecum!