Paragon czy faktura, czyli kiedy i jaki dokument wystawić

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością rozliczania się z urzędem podatkowym. Aby odprowadzić należny podatek, przedsiębiorca musi nie tylko wykazać przychody i wydatki, ale też je udokumentować. W praktyce zazwyczaj oznacza to wystawienie klientowi odpowiedniego dokumentu potwierdzającego sprzedaż. Zgodnie z prawem takimi dokumentami mogą być faktura lub paragon.

Faktura a paragon – różnice

Od czasu, gdy została wprowadzona fiskalizacja, obowiązek rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej mają wszyscy ci przedsiębiorcy, którzy sprzedają towary lub usługi osobom prywatnym i rolnikom zryczałtowanym. Istnieje kilka wyjątków, o których można przeczytać w naszym artykule Obowiązek kasy fiskalnej – kto i kiedy musi ją mieć?

Osoby prywatne dokonujące transakcji w sklepach spożywczych czy przemysłowych często spotykają się z pytaniem, czy sprzedawca ma wystawić fakturę, czy tylko paragon. Jeśli taki klient nie odlicza sobie wydatku od podatku, ten pierwszy dokument sprzedaży nie ma dla niego znaczenia. Przedsiębiorcy jednak w wielu sytuacjach są zobligowani do posiadania faktury. Czym różni się faktura od paragonu?

Prywatni klienci zazwyczaj nie potrzebują faktury VAT, która jest niezbędna do zaksięgowania zakupu w dokumentacji finansowej firmy. Paragon fiskalny ma formę wydruku kasowego wykonanego na specjalnej taśmie papierowej i zawiera dane takie jak:

• dane sprzedawcy,
• data i numer paragonu,
• rodzaj towaru, jego ilość i cena jednostkowa netto,
• cena ogólna wszystkich sztuk danego produktu netto,
• kwota należności.

Ważność i przeznaczenie wydruku może jednak zmienić NIP na paragonie. Ustawa o VAT dopuszcza sytuację, w której taki wydruk z kasy fiskalnej będzie miał formę faktury uproszczonej. Warunkiem jest umieszczenie na nim informacji takich jak Numer Identyfikacji Podatkowej oraz dane, dzięki którym jest możliwe obliczenie należności podatku VAT. Są to ustawowe stawki dla danej grupy produktów czy usług. Ponadto na paragonie – fakturze uproszczonej należy też zamieścić informacje o upustach i odliczeniach od kwoty ogólnej. Kwota należności ogółem nie może przekraczać 450 zł lub 100 euro.

Faktura VAT dla przedsiębiorcy

Wprawdzie paragon fiskalny może być traktowany w charakterze faktury uproszczonej, jednak zazwyczaj przy sprzedaży produktów firmie istnieje obowiązek wystawienia faktury VAT. Dokument ten jest niezbędny do wpisania danych o transakcji w książce przychodów i rozchodów lub w pełnej dokumentacji księgowej firmy. Fiskus na podstawie takiej dokumentacji rozlicza firmę z należnego podatku VAT. Każda zaksięgowana transakcja musi być potwierdzona dokumentem sprzedaży, jakim jest faktura VAT.

Faktury dla przedsiębiorców powinny być wystawiane zgodnie z obowiązującymi wymogami, które określa art. 106e ust. 1 Ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z jej zapisem taki dowód sprzedaży powinien zawierać informacje takie jak:

• data wystawienia i numer identyfikacyjny dokumentu,
• dane osobowe, adresowe i NIP sprzedawcy (podatnika) oraz nabywcy,
• rodzaj towaru lub usługi oraz ich ilość,
• cena jednostkowa netto towaru oraz cena ogólna za wszystkie sztuki,
• kwoty obniżek, upustów i rabatów,
• stawka podatku VAT,
• sumy wartości sprzedaży produktów objętych określonymi stawkami VAT lub zwolnionych z podatku,
• kwota podatku dla każdej z tych grup,
• ogólna wartość netto wszystkich produktów (usług) objętych fakturą.

Sprzedaż na paragon i na fakturę – nakazy ustawowe

Wielu przedsiębiorców zobowiązanych do prowadzenia ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej zastanawia się, jaki dokument sprzedaży wystawić klientowi w celu udokumentowania transakcji. Przepisy wyraźnie wskazują, w jakich sytuacjach można prowadzić sprzedaż na paragon, a kiedy jest niezbędna sprzedaż na fakturę. Nie oznacza to jednak, że wszystkie transakcje możesz podzielić na dwie rozłączne grupy.

Podstawowe wytyczne mówią, że podatnik VAT ma obowiązek dokumentowania sprzedaży za pomocą faktury. Jednocześnie NIP na paragonie fiskalnym sprawia, że może on być traktowany, jako faktura uproszczona pod warunkiem, że kwota transakcji nie przekracza 450 zł lub 100 euro. To oznacza, że taki wydruk z nr NIP można zaksięgować i że jest on wystarczający dla fiskusa. Z drugiej strony ustawa o podatkach dopuszcza sprzedaż osobom prywatnym wyłącznie na podstawie paragonu. Tu jednak klient sam może sobie zażyczyć wystawienia faktury VAT, a sprzedający musi tę wolę uszanować.

WAŻNE

Faktura do paragonu mogła być wystawiana na podstawie ustawy z 2019 roku. Ponieważ jednak prowadziło to do różnych nadużyć, po nowelizacji z 2020 r. taka możliwość istnieje tylko wówczas, gdy paragon zawiera numer NIP podatnika. Dlatego ważne jest, aby klient przed rozpoczęciem transakcji poinformował sprzedawcę o konieczności umieszczenia NIP-u na paragonie.

Paragon czy faktura – podsumowanie

Jesteś młodym przedsiębiorcą i jeszcze nie wdrożyłeś się dobrze w zasady sprzedaży? Od niedawna masz kasę fiskalną i zastanawiasz się, kiedy wystawić paragon, a kiedy fakturę? Kieruj się poniższymi zasadami. Fakturę wystawiasz, jeśli:

• prowadzisz sprzedaż towarów lub usług,
• Twoim klientem jest podmiot prowadzący działalność gospodarczą,
• Twoim klientem jest osoba prywatna, której wystawiłeś paragon fiskalny z numerem NIP, a która w terminie trzech miesięcy od zakupu domaga się również faktury.

Paragon wystawiasz, jeśli:

• prowadzisz sprzedaż towarów lub usług,
• Twoim klientem jest osoba prywatna,
• Twoim klientem jest podmiot gospodarczy, a paragon zawiera numer NIP i opiewa na kwotę nie wyższą niż 450 zł lub 100 euro.

Podjęcie decyzji o tym, jaki dokument sprzedaży wystawić klientowi zależy od kilku czynników. Zapoznanie się z ustawą VAT wystarczy, aby zrozumieć zasady i wiedzieć, kiedy wystawić paragon fiskalny, a w jakich okolicznościach będzie niezbędna faktura.