Przechowywanie paragonów – przez jaki czas jest obowiązkowe?

Przedsiębiorcy są zobowiązani do przechowywania dokumentów księgowych przez określony czas. Dostęp do dokumentów musi zostać udzielony w czasie ewentualnej kontroli. Dowiedz się z naszego artykułu jakie są obowiązkowe terminy archiwizacji dokumentów.

Jakie dokumenty musi przechowywać przedsiębiorca?

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą musisz pamiętać o kilku dokumentach, które musisz przechowywać na wypadek ewentualnej kontroli. Do takich dokumentów zaliczamy:

• podatkową księgę przychodów i rozchodów
• ewidencje
• rejestry sprzedaży i zakupów VAT, paragony
• dowody księgowe
• spis z natury
• sprawozdania finansowe

Zgodnie z przepisami dokumentacja księgowa powinna być przechowywana przez okres 5 lat. Przedsiębiorcy, którzy prowadzą księgi podatkowe są zobligowani do ich przechowywania wraz z innymi dokumentami związanymi z prowadzeniem tych ksiąg do czasu, gdy upłynie okres przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Paragon – co musisz wiedzieć?

Większość przedsiębiorców musi ewidencjonować sprzedaż swoich towarów lub usług na kasie fiskalnej. Są wyjątki – dotyczą one sytuacji, gdy podatnik korzysta ze zwolnienia przedmiotowego ze względu na rodzaj prowadzonej działalności oraz gdy w ciągu roku podatnik nie przekroczy limitu obrotu ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych oraz rolników ryczałtowych. Kwota ustalonego limitu wynosi 20 000 zł netto.

Paragony fiskalne zaliczamy do dowodów księgowych, ponieważ dokumentują transakcję zawartą pomiędzy firmą a osobą prywatną. Na paragonie możemy znaleźć podstawowe dane dotyczące transakcji:

• nazwę sprzedawcy i jego NIP
• nazwę towaru lub usługi
• kwotę transakcji
• kwotę podatku
• datę i godzinę transakcji

Więcej o paragonie fiskalnym przeczytasz w artykule Paragon fiskalny – wzór i elementy 

Zgodnie z rozporządzeniem Ministerstwa Finansów w sprawie prowadzenia księgi podatkowej przychodów i rozchodów, przedsiębiorca ma obowiązek archiwizacji paragonów raportów okresowych przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.

Przechowywanie paragonów

Jeśli posiadasz kasę fiskalną z elektroniczną kopią paragonów przepisy nie nakładają na Ciebie w tym przypadku obowiązku przechowywania paragonów w formie papierowej. Wystarczy dostęp elektroniczny, który umożliwia bezproblemowy i szybki dostęp do paragonów. Jeżeli jednak posiadasz jeszcze typ kasy z kopią papierową, wszystkie paragony muszą być przechowywane w formie papierowej w bezpiecznym miejscu, zabezpieczone przed uszkodzeniem i modyfikacją.

Kasa fiskalna ONLINE – czy muszę przechowywać paragony?

W maju 2019 r. na rynku pojawiły się kasy fiskalne ONLINE. Niektóre branże zostały objęte obowiązkiem ich posiadania. Dowiedz się jakie z artykułu Kasy fiskalne ONLINE – Vademecum.

Kasy ONLINE posiadają funkcjonalność umożliwiającą przesyłanie danych do Centralnego Repozytorium Kas. Dane jakie są przesyłane to m.in. paragony, raporty dobowe, zdarzenia na kasie i informacje o przeglądach okresowych. W związku z tym przedsiębiorcy, którzy zainstalują kasy ONLINE nie mają obowiązku przechowywania paragonów fiskalnych, ponieważ wszystkie dane dotyczące ewidencji i sprzedaży na kasie są bezpośrednio przesyłane do Repozytorium.